PROPUESTA DE MEJORA DEL SEGUIMIENTO
DE INDICADORES DEL PROGRAMA DE
TRABAJO ANUAL, EN UNA INSTITUCIÓN
PÚBLICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
PROPOSAL TO IMPROVE THE MONITORING OF ANNUAL
WORK PROGRAM INDICATORS IN A PUBLIC INSTITUTION
OF HIGHER EDUCATION
Mónica Angélica Hernández Muñoz
Tecnológico Nacional de México Instituto Tecnológico de Tlalnepantla – México
Luis Carlos Preciado Becerra
Tecnológico Nacional de México Instituto Tecnológico de Tlalnepantla – México
Samuel Lara Escamilla
Tecnológico Nacional de México Instituto Tecnológico de Tlalnepantla – México
María Teresa Nava Pérez
Tecnológico Nacional de México Instituto Tecnológico de Tlalnepantla - México
pág. 2238
DOI: https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v8i5.14991
Propuesta de mejora del seguimiento de indicadores del programa de
trabajo anual, en una institución pública de educación superior
Mónica Angélica Hernández Muñoz1
monica.hm@tlalnepantla.tecnm.mx
https://orcid.org/0009-0003-7375-134X
Tecnológico Nacional de México
Instituto Tecnológico de Tlalnepantla
México
Luis Carlos Preciado Becerra
luis.pb@tlalnepantla.tecnm.mx
https://orcid.org/0009-0005-3784-8448
Tecnológico Nacional de México
Instituto Tecnológico de Tlalnepantla
México
Samuel Lara Escamilla
samuel.le@tlalnepantla.tecnm.mx
https://orcid.org/0000-0002-2337-0878
Tecnológico Nacional de México
Instituto Tecnológico de Tlalnepantla
México
Maria Teresa Nava Pérez
maria.np@tlalnepantla.tecnm.mx
https://orcid.org/0009-0002-0230-7674
Tecnológico Nacional de México
Instituto Tecnológico de Tlalnepantla
México
RESUMEN
El objetivo de estudio de esta investigación es realizar una propuesta de estrategias para la mejora
continua del seguimiento de indicadores del programa de trabajo anual en una institución pública de
educación superior, en los periodos 2021-2, 2022, 2023 y 2024-1, a través de la vinculación de la
matriz de indicadores de resultados con la adopción de la ficha técnica de indicadores, la cual permite
diseñar las actividades periódicas y primordialmente, por medio de reuniones trimestrales de
seguimiento, verificar la ejecución de estas. La metodología empleada fue de tipo cualitativa -
deductiva, debido a que se describe la normatividad aplicable y las generalidades del Plan Nacional
de Desarrollo 2019 – 2024, pasando por los programas sectoriales, estatales y especiales, hasta llegar a
la propuesta planteada. Se obtuvieron resultados mediante la aplicación de una encuesta, mediante la
formulación de preguntas significativas que reflejaron el entendimiento que los responsables de los
indicadores del programa de trabajo anual tienen sobre términos relacionados, y con respecto su
experiencia al participar en el periodo de prueba en el que se aplicó la mejora propuesta, realizado en
el tercer y cuarto trimestre del 2021. De tal forma que, el resultado obtenido muestra como buena
práctica la realización de reuniones trimestrales de seguimiento y que el uso del formato desarrollado e
implementado facilita la recopilación datos, el planteamiento de objetivos tácticos, y como medio para
establecer acciones que contribuyen al logro de la meta establecida.
Palabras clave: seguimiento de indicadores, programa de trabajo anual, ficha técnica de indicadores,
matriz de indicadores de resultados, objetivos tácticos
1
Autor principal
Correspondencia: monica.hm@tlalnepantla.tecnm.mx
pág. 2239
Proposal to improve the monitoring of annual work program indicators in
a public institution of higher education
ABSTRACT
The objective of this research study is to make a proposal of strategies for the continuous improvement
of the monitoring of indicators of the annual work program in a public institution of higher education,
in the periods 2021-2, 2022, 2023 and 2024-1, through the linkage of the matrix of indicators of results
with the adoption of the technical sheet of indicators, which allows designing periodic activities and
primarily, through quarterly follow-up meetings, to verify the execution of these. The methodology
used was qualitative - deductive, due to the fact that it describes the applicable regulations and the
generalities of the National Development Plan 2019 - 2024, going through the sectorial, state and
special programs, until reaching the proposal proposed. Results were obtained through the application
of a survey, through the formulation of meaningful questions that reflected the understanding that
those responsible for the indicators of the annual work program have about related terms, and with
respect to their experience in participating in the trial period in which the proposed improvement was
applied, carried out in the third and fourth quarter of 2021. Thus, the result obtained shows that it is a
good practice to hold quarterly follow-up meetings and that the use of the format developed and
implemented facilitates data collection, the setting of tactical objectives, and as a means to establish
actions that contribute to the achievement of the established goal.
Keywords: indicator monitoring, annual work program, indicator fact sheet, results indicator matrix,
tactical objectives
Artículo recibido 10 octubre 2024
Aceptado para publicación: 18 noviembre 2024
pág. 2240
INTRODUCCIÓN
El proceso de planeación se define como el diseño, la creación y la coordinación de acciones y
recursos requeridos para implementar planes y propuestas de trabajo que permitan alcanzar resultados
específicos dentro de un plazo establecido (Cantón, G., Cruz C., 2021).
Este proceso de planeación se encuentra conformado por tres niveles vinculados y coordinados entre
sí, el estratégico, táctico y operativo; conocidos en conjunto como planeación en cascada, donde, se
encuentran ubicados de forma ordenada y según su relevancia en el nivel superior los objetivos
estratégicos, pasando por los de orden táctico, hasta los de naturaleza operativa ubicados en el nivel
inferior.
Acorde a lo anterior, la planeación operativa tiene un horizonte temporal de corto plazo y atiende
aspectos internos de la organización que conllevan la forma en la que se van a utilizar los recursos
financieros, humanos y materiales, generando así programas de trabajo de vigencia anual. De tal forma
que, es fundamental destacar que se refiere al conjunto de acciones llevadas a cabo en el contexto de la
planificación, por un lado, deben ser validadas y actualizadas periódicamente, socializando los
propósitos institucionales dentro y fuera de la organización, y por el otro, es necesario realizar un
seguimiento para poder evaluar tanto los resultados como los efectos de las acciones llevadas a cabo,
de este modo, generar una mejora, por ende, el fortalecimiento de la administración.
La configuración institucional vigente en México es producto de la aplicación de herramientas
relacionadas con la planificación estratégica, el monitoreo, la evaluación y el presupuesto, todo ello
desde la perspectiva de la Gestión por Resultados. Los componentes fundamentales de este proceso
son la Planeación Nacional, la estructura programática fundamentada en Programas presupuestales y
el Sistema de Evaluación del Desempeño (SHCP, 2017).
Dicha Planeación Nacional se conforma por tres grandes niveles, en primera instancia por el Plan
Nacional de Desarrollo en el cual se describen las estrategias que se instrumentarán como acciones del
gobierno y constituyen el punto de partida de las decisiones que se adoptarán para la conducción del
país. En el segundo nivel se encuentran los Programas sectoriales, institucionales, especiales y
regionales en donde se establecen objetivos más específicos, que, al darles cumplimiento, se alcanzan
también los objetivos planteados en el Plan Nacional de Desarrollo. Finalmente, en el último nivel se
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encuentran los Programas presupuestarios los cuales permiten organizar las asignaciones de recursos y
establecer medidas para alcanzar los objetivos definidos en los programas que emanan del Plan
Nacional de Desarrollo.
Por consiguiente, es fundamental que haya una coherencia y alineación entre los objetivos estratégicos
del Plan Nacional de Desarrollo y los objetivos de los programas sectoriales, especiales,
institucionales y regionales, así como con los objetivos de los programas presupuestarios (DOF, 2018).
El Programa de Trabajo Anual como documento operativo, se deriva de los programas antes
mencionados, y contempla las actividades a realizar en el corto plazo, lo que posibilita la articulación
de los objetivos específicos y la organización de las estrategias para la implementación de acciones
que permitan lograr las metas de los indicadores establecidos, mediante un seguimiento eficaz.
De esta premisa, surge la necesidad de formular una propuesta, para dar seguimiento a las acciones
instrumentadas en este programa, esto, a través de dar a conocer a los involucrados en el seguimiento
de los indicadores, los antecedentes normativos y conceptuales que facilitan la comprensión del tema,
para contribuir a generar cambios sustantivos.
En este sentido, a continuación, se describe la normatividad aplicable al Presupuesto basado en
Resultados, como punto de partida para generar la propuesta de mejora y los instrumentos que apoyan
el seguimiento eficiente de los indicadores de resultados.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Es el documento jurídico-normativo de
mayor rango en el que se establece la regulación de la planificación nacional, así como de la política
fiscal y monetaria.
El Artículo 26, inciso A, dispone la creación de un Plan Nacional de Desarrollo que será de
cumplimiento obligatorio para los programas de la Administración Pública Federal. Asimismo, otorga
al Ejecutivo la autoridad para definir los procedimientos de participación y consulta popular dentro del
sistema nacional de planeación democrática, así como los criterios necesarios para la formulación,
implementación, supervisión y evaluación del Plan y de los Programas que de él se deriven.
El Artículo 39 establece que "la soberanía nacional reside de manera esencial y originaria en el
pueblo" y que "todo poder público emana del pueblo y se establece para su beneficio." El Plan
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Nacional de Desarrollo 2019-2024 debe reflejar estos objetivos de forma sencilla y comprensible,
además de ser accesible para la población actual y las futuras generaciones.
En el artículo 74, se otorgan facultades al Ejecutivo Federal para elaborar y presentar anualmente el
Presupuesto de Egresos de la Federación en fechas específicas, y se concede al Poder Legislativo la
autorización para realizar las modificaciones que estime pertinentes.
Por su parte, en el artículo 134 se definen los fundamentos legales que regulan y guían la asignación
de recursos presupuestarios, con el propósito de fomentar el desarrollo. Este artículo incluye las
disposiciones para la gestión de todos los recursos públicos a nivel federal, estatal y municipal, y
establece la obligación de evaluar los resultados derivados de su utilización.
Asimismo, indica que la gestión de los recursos públicos debe realizarse con eficiencia, eficacia,
economía, transparencia y honestidad, con el fin de cumplir los objetivos para los cuales están
destinados y regular la evaluación de los resultados del uso de dichos recursos. En el año 2008, se
modificó este artículo para establecer los parámetros generales que guiarían la implementación del
Presupuesto basado en Resultados, así como del Sistema de Evaluación del Desempeño y del sistema
integral de Gestión para Resultados.
Código Fiscal de la Federación. Se trata de un marco legal que establece los conceptos fiscales
esenciales, determina los procedimientos para la recaudación de ingresos fiscales y regula la manera
en que se llevan a cabo las resoluciones en esta área (Centro de Estudios de las Finanzas Públicas,
2015).
En el artículo 2, se determina que las contribuciones se dividen en impuestos, aportaciones a la
seguridad social, contribuciones para mejoras y derechos.
Los aprovechamientos se definen en el artículo 3 como “…los ingresos que recibe el Estado por
funciones de derecho público que no son contribuciones, así como los ingresos provenientes de
financiamientos y los que obtienen los organismos descentralizados y las empresas de participación
estatal.”
Los recargos, las sanciones, los costos de ejecución y la compensación mencionada en el séptimo
párrafo del artículo 21 de este Código, que se imponen en relación con los aprovechamientos, son
considerados accesorios de estos y comparten su naturaleza (CFF, 2019).
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Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Este marco normativo establece la
necesidad de evaluar y supervisar la gestión y ejecución del gasto público, incluye disposiciones
relacionadas con la contabilidad gubernamental, la estructura programática y la implementación de
medidas que refuercen la colaboración entre los poderes Ejecutivo y Legislativo en el proceso de
formulación, debate y aprobación del Presupuesto de Egresos.
En el artículo 1, se establece la regulación de la programación, presupuestación, aprobación,
ejecución, control y evaluación de los ingresos y gastos públicos federales. Asimismo, se subraya que
la Ley de Ingresos de la Federación y el Presupuesto de Egresos de la Federación se desarrollan
fundamentándose en objetivos medibles, los cuales están acompañados de indicadores de rendimiento
que son coherentes con la planificación nacional.
Con base al artículo 2, fracción LI, y a partir de la necesidad del diseño e implementación de
herramientas metodológicas e informáticas que permiten integrar la información sobre los Programas
presupuestales y su desempeño, se implementó el Sistema de Evaluación del Desempeño.
En la fracción III del artículo 25, se refleja la obligatoriedad de este sistema en el proceso de
programación y presupuestación.
En el artículo 16, se establece que los criterios generales de política económica tienen como propósito
clarificar las medidas de política fiscal que se implementarán para alcanzar los objetivos, estrategias y
metas, así como las acciones relacionadas con otras políticas que influyan de manera directa en el
rendimiento de la economía.
Con el objetivo de fortalecer las actividades de seguimiento y evaluación de los programas, el 30 de
marzo de 2007 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación los Lineamientos Generales para la
Evaluación de los Programas Federales de la Administración Pública Federal. Estos lineamientos
fueron elaborados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la Secretaría de la Función Pública
y el Consejo Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social.
El propósito de estas directrices es establecer normas para la evaluación de los programas federales, la
creación de la Matriz de Indicadores para Resultados y los sistemas de monitoreo de las dependencias
y entidades. En el año 2008, se promulgó el Acuerdo que establece las disposiciones generales del
Sistema de Evaluación del Desempeño, en conformidad con lo dispuesto en esta Ley. Este sistema se
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define como una evaluación objetiva del rendimiento de los programas, fundamentada en principios
que permiten verificar el grado de cumplimiento de metas y objetivos, utilizando indicadores
estratégicos y de gestión.
Ley de Ingresos de la Federación. En este instrumento jurídico se norma como obtiene recursos el
Estado mexicano y bajo que conceptos podrá captar recursos financieros que permitan cubrir los
gastos de la federación en el transcurso del ejercicio fiscal. Esta legislación entra en vigor el 1° de
enero y se extiende hasta el 31 de diciembre del año fiscal correspondiente. Debe ser presentada ante
el Congreso de la Unión a más tardar el 8 de septiembre del año anterior a su entrada en vigor,
integrándose en el paquete presupuestario.
Ley General de Contabilidad Gubernamental. En el artículo 6, se establece que el Consejo
Nacional de Armonización Contable es responsable de emitir normas contables y directrices que
faciliten la producción de información financiera uniforme, según lo publicado en el Diario Oficial de
la Federación (DOF) en 2016.
Ley de Planeación. Legislación que contiene normas y principios básicos en las que se rige la
planeación nacional.
En el artículo 7, se establece que todos los programas sectoriales, especiales, institucionales y
regionales que delinean las acciones del gobierno deben ser formulados en alineación con el Plan
Nacional de Desarrollo.
En el mismo tenor, el artículo 9 estipula que, para evaluar y monitorear los avances de la
Administración Pública Federal y el Ejecutivo Federal implementará un Sistema de Evaluación del
Desempeño, conforme al Plan Nacional de Desarrollo, el cual se centrará en la consecución de los
objetivos y metas establecidos en el Plan, así como en los programas sectoriales que se hayan
comprometido a cumplir anualmente.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Esta legislación asegura el
derecho de los ciudadanos a acceder a la información que se encuentre en manos de cualquier
autoridad, entidad, órgano y organismo de los tres poderes, así como de órganos autónomos, partidos
políticos, fideicomisos y fondos públicos. También se extiende a personas físicas, morales o sindicatos
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que realicen funciones de autoridad y manejen recursos públicos, siendo aplicable en todo el territorio
nacional.
La particularidad de esta Ley radica en que su vigencia se establece desde el 1˚ de enero hasta el 31 de
diciembre del año fiscal correspondiente. Este debe ser presentado ante el Congreso de La Unión el 8
de septiembre de cada año subsiguiente a su vigencia, con el fin de conformar el paquete
presupuestario.
Seguidamente, se presentan algunos conceptos claves útiles que facilitarán la comprensión de la
importancia de la propuesta:
Desde el punto de vista contemporáneo, se puede considerar al Estado como una sociedad establecida
en un espacio territorial que está organizada y que ejerce su soberanía, a través de la conformación de
un gobierno con orden jurídico.
Samuelson y Nordhaus (2005) destacan con este mismo enfoque que la economía se define como el
análisis de la manera en que las sociedades emplean recursos limitados para generar bienes de valor y
distribuirlos entre diversas personas. (p.4). En este marco, se identifica la urgencia de implementar
programas gubernamentales que aborden cuestiones de orden público, tales como la seguridad
social, la provisión de vivienda y los seguros por desempleo.
De acuerdo con lo anterior, los servicios otorgados a la sociedad deben brindarse, de una amanera
accesible, a cualquier persona sin restricción, satisfaciendo sus necesidades y demandas, esto,
mediante la recaudación de impuestos para producir y proveer de bienes y servicios públicos a la
población.
Se concluye, por lo tanto, que el control de la gestión, que abarca el aspecto presupuestario, requiere el
desarrollo de niveles de prestación de servicios, de manera que estos sean susceptibles de mejora
continua y estén dirigidos hacia la eficacia. En otras palabras, la provisión de servicios públicos debe
ser claramente definida y orientada hacia los resultados que generan valor público (SID, SHCP, 2008).
El Presupuesto de Egresos de la Federación constituye un documento legal de notable transparencia
que detalla el monto total del presupuesto, conocido como Gasto Neto Total. En este documento se
especifican las erogaciones que llevará a cabo el Gobierno Federal desde el 1 de enero hasta el 31 de
diciembre de cada año. En consecuencia, siguiendo los principios de eficiencia y enfoque en
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resultados, los responsables de la ejecución del gasto obtienen las asignaciones presupuestarias
correspondientes.
Es fundamental, en consonancia con los principios de eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de
cuentas, que el Gasto Neto Total se divida en dos categorías: el Gasto Programable, que comprende
los recursos asignados a la producción de bienes y servicios vinculados a programas gubernamentales,
y el Gasto no Programable, que incluye aquellos recursos que no pueden ser clasificados dentro de un
programa del gobierno.
Los presupuestos han sido clasificados e identificados mediante claves presupuestales con el objetivo
de facilitar un seguimiento más preciso, lo que permitirá la implementación de mecanismos de
evaluación que fomenten el uso del gasto público destinado a los Programas Presupuestarios.
Los Programas Presupuestarios se crean con el propósito de alcanzar los objetivos de la institución;
actúan como la unidad fundamental que conecta el presupuesto público con la información sobre el
rendimiento de las acciones gubernamentales, incluyendo indicadores de desempeño, evaluaciones,
beneficios, entre otros.
La Planeación Nacional se estructura en tres niveles principales. En primer lugar, se encuentra el Plan
Nacional de Desarrollo 2019-2024, el cual fue publicado el 12 de junio de 2019 en el Diario Oficial
de la Federación y en el que se expresan las aspiraciones del país. En un segundo nivel, se presentan
los objetivos más concretos, que incluyen los sectoriales, institucionales, especiales y regionales, los
cuales facilitarán el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan.
En el nivel final, se halla la estructura destinada a la asignación de recursos, donde a través de los
Programas presupuestales se evidencian las acciones necesarias para alcanzar los objetivos
establecidos en los programas que emanan del Plan Nacional de Desarrollo, conocidos como Programa
de Desarrollo Institucional. De este último programa emana el Programa de Trabajo Anual, en el
cual se describen metas y acciones que deberán ser cumplidas en un periodo no mayor a un año
Conforme a lo expuesto, para lograr una administración pública de alta calidad y con la estabilidad
necesaria para abordar los problemas sociales, asegurando y optimizando la intervención del sector
público, se presenta un modelo de gestión conocido como Gestión para Resultados. Este modelo se
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fundamenta, entre otros aspectos, en el Presupuesto basado en Resultados, que potencia la
administración de los recursos públicos por parte de los gobiernos.
Este modelo tiene como propósito acabar con la presupuestación inercial, en la que se asignan recursos
sin considerar los elementos que indiquen el desempeño que garantice la continuidad de los programas
presupuestarios. Así, se adopta la Metodología del Marco Lógico como una herramienta de
planificación que permite la sistematización de la información, ajustándose a las necesidades
específicas de cada programa. Esta metodología presenta de manera coherente los objetivos del
programa, sirviendo como un criterio para el seguimiento de los resultados esperados, lo que a su vez
promueve la transparencia en la Rendición de Cuentas y la evaluación del impacto alcanzado por el
programa.
La Metodología del Marco Lógico contempla seis etapas para su correcta aplicación, las cuales son:
1. Definición y análisis del problema.
2. Construcción del árbol del problema.
3. Análisis de involucrados.
4. Construcción del árbol de objetivos.
5. Identificación de acciones y selección de alternativas.
6. Construcción de la Matriz de Indicadores.
La última de estas etapas, referente a la Matriz de Indicadores, se encuentra conformada por las
siguientes columnas:
1. Resumen narrativo, correspondiente a los objetivos de diferentes niveles Fin, Propósito,
Componentes y Actividades, los cuales fueron establecidos de manera previa en el Árbol de Objetivos.
2. Indicadores, con los que es posible medir el avance en el cumplimiento de los objetivos planteados
en la primera columna.
3. Medios de Verificación del cumplimiento de los indicadores.
Al concluir la planificación efectuada mediante la Metodología del Marco Lógico, es imprescindible
definir las metas, las cuales son objetivos medibles que facilitan la determinación de límites o niveles
máximos de logro. Para la fijación de estas metas, es necesario identificar cuatro elementos: la línea
base, que se entiende como el valor del indicador establecido como punto de partida para su
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evaluación y seguimiento (SHCP, 2016). Además de lo anterior, El valor numérico de la meta, el
significado del indicador y los parámetros de semaforización son elementos que garantizarán que las
metas fijadas para cada uno de los indicadores de los programas presupuestarios sean adecuadas para
mostrar el progreso en el logro del objetivo establecido.
La Ficha Técnica de Indicadores, es el formato estándar en el que se presenta la información relativa
al indicador (Aldunate, 2011). Esta ficha también contiene datos de identificación del Programa
presupuestario, del indicador, sus características y las metas; y debe llenarse por cada uno de los
indicadores. Al contar con toda esta información, la ficha es un elemento de consulta continua.
El Ciclo Presupuestario está compuesto por siete fases que se llevan a cabo a lo largo del ejercicio
fiscal. Durante este periodo, la gestión de los recursos públicos federales se realiza siguiendo
principios de eficiencia, eficacia, economía, racionalidad, austeridad, transparencia, control y
rendición de cuentas.
La etapa referida para esta investigación es la del Seguimiento, la cual conjunta elementos
metodológicos que permiten realizar una valoración objetiva de cómo se desarrolla cada programa en
un periodo determinado.
METODOLOGÍA
Esta investigación fue desarrollada desde un enfoque cualitativo, definido por Martínez (2011), como
la comprensión o la interpretación de la realidad humana y así mismo de la realidad social, con un
interés práctico, con el objetivo de enmarcar y dirigir la acción humana y su verdad subjetiva,
obteniendo de esta manera entendimiento de la singularidad de los individuos y de los grupos.
Se realizó un análisis documental con una perspectiva interpretativa de la gestión pública, de planes,
programas, indicadores, entre otros conceptos. El método utilizado en esta investigación fue el
deductivo ya que se partió de las generalidades del Plan Nacional de Desarrollo, pasando por los
Programas Sectoriales, Estatales y Especiales, hasta llegar a la Matriz de indicadores y las Fichas
Técnicas de Indicadores, hasta llegar a la etapa de seguimiento en el Ciclo presupuestario.
Al identificar los elementos que integran a la Matriz de Indicadores del Programa de Trabajo Anual y
relacionarlos con la meta correspondiente, se considera a este estudio de tipo descriptivo, lo que
permite realizar la propuesta de aplicación de las Fichas Técnicas de Indicadores la cual será una
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herramienta indispensable para efectuar el seguimiento correspondiente a las actividades descritas a
realizar, en un periodo determinado.
Criterios de inclusión y exclusión
C.I. se considera escuelas públicas de nivel superior y las personas responsables de las jefaturas de sus
diferentes áreas, además de los indicadores del Programa de Trabajo Anual.
C.E. se excluye a las escuelas privadas de nivel superior.
Se plantea el uso de herramientas de seguimiento en forma permanente y la realización de reuniones
de seguimiento, lo cual es pertinente para lograr un oportuno avance de las metas establecidas en cada
indicador.
Se aplicó una encuesta a los responsables de departamento y de los indicadores del Programa de
Trabajo Anual, con la finalidad de conocer la forma en la que están familiarizados con los términos
relacionados al tema, sobre el uso de las Fichas Técnicas de Indicadores y de su experiencia en la
prueba realizada en el tercer y cuarto trimestre del 2021,
Se persiguieron los siguientes objetivos específicos:
1. Conocer los principales conceptos y definiciones relacionados con el seguimiento de indicadores del
Programa de Trabajo Anual.
2. Comprender los elementos necesarios para determinar un Instrumento de Seguimiento orientado a
fortalecer la mejora continua y la rendición de cuentas.
3. Proponer los elementos más importantes para mejorar el seguimiento de los indicadores del
Programa de Trabajo Anual.
La investigación se realizó durante el año 2021; para elaborar la propuesta se consultaron diversas
fuentes a través de internet, de lo que se visualizó que el tema de mejora del seguimiento de
indicadores resultó no ser tan común, debido a que no hay información suficiente que hable de la
aplicación de mejoras en el seguimiento de indicadores. Los recursos tecnológicos utilizados fueron el
servicio de almacenamiento institucional en la nube OneDrive, para almacenar, compartir y acceder a
archivos, así como para colaborar en tiempo real, de igual forma se recurrió al uso de la aplicación de
mensajería y colaboración Teams, para llevar a cabo reuniones de seguimiento periódicas, ambas
herramientas de Microsoft.
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Se requirió de la participación de 17 responsables de departamento, entre los que se encontraban, la
dirección institucional, tres subdirecciones, y trece jefes de departamento, cada uno como responsable
de indicador del Programa de trabajo anual de una escuela pública de nivel superior. El departamento
de Planeación, Programación y Presupuestación de la institución, como área que reporta el avance de
los indicadores a la Dirección General, es el área responsable de reportar los avances de los
indicadores y de la aplicación de la propuesta.
De manera inicial, se detectó que, previo a reportar trimestralmente los avances de los indicadores a la
Dirección General, se carencia de una ruta periódica que permitiera identificar desviaciones y efectuar
ajustes de forma oportuna a las acciones realizadas para alcanzar la meta del indicador. Posteriormente
se llevó a cabo una reunión con los involucrados en la que se sugirió el uso del formato Ficha Técnica
de Indicadores y la realización de un pilotaje para la aplicación de esta herramienta en el Seguimiento
de Indicadores del Programa de Trabajo Anual de la institución; sugerencia que fue apoyada por la alta
dirección de la institución.
El resultado que se obtuvo visibilizó áreas de oportunidad que permitirían de manera inicial hacer una
propuesta, posteriormente un pilotaje de esta y finalmente efectuar una implementación. Del mismo
modo se planteó a la Subdirección de Planeación la realización de un curso cuyo objetivo fue dar a
conocer y reafirmar de manera más amplia la información antes descrita en este documento, así como
algunas técnicas y herramientas que apoyarían la mejora del desempeño de procesos, así como, la
explicación del llenado de la Ficha Técnica de Indicadores.
De manera seguida, se llevaron a cabo reuniones virtuales con cada uno de los responsables de los
indicadores, en donde, con base a la Matriz de Indicadores del Programa de Trabajo Anual, en las
Fichas Técnicas de Indicadores, formato que se muestra en la Figura 1, hicieron el llenado de la
primera parte correspondiente al tercer trimestre del 2021.
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Figura 1. Primera parte de la Ficha Técnica de indicadores.
Una de las estrategias para el logro de objetivos y cumplimiento de acciones y metas, fue el dar
retroalimentación e intercambio de ideas en cada una de las reuniones operativas de trabajo, en las que
se dio dirección a las actividades y las acciones a realizar para lograr las metas, así mismo, se
definieron fechas, compromiso de cumplimiento, establecidas dentro del periodo de seguimiento, y las
evidencias que avalarían el avance.
Figura 2. Reuniones vía Teams.
Al vencer cada una de las fechas compromiso, el departamento de Planeación, Programación y
Presupuestación revisó las evidencias recibidas, para comprobar el cumplimiento de las acciones y en
la segunda parte de la Ficha realizó el registro del seguimiento detallando la fecha en la que la acción
fue cumplida y la descripción del estatus que guarda esta al momento de hacer el seguimiento.
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Figura 3. Segunda parte de la Ficha
Al llevar a cabo el seguimiento de las acciones, se detectó la falta de algunos elementos que
facilitarían el registro y manejo de la información, por lo que se propusieron algunas mejoras a la
Ficha Técnica de Indicadores, entre las que destaca agregar el campo de número de identificación del
indicador, el de porcentaje del resultado e integrar al formato una barra de progreso, que de manera
gráfica permitiría visualizar el avance en el periodo.
Figura 4. Mejoras aplicadas a la Ficha Técnica de Indicadores.
Con las mejoras aplicadas, el formato facilitó el uso de la información tanto para su llenado, como
para contar con los datos y elementos necesarios que permitan la oportuna toma de decisiones y los
responsables lleguen a la meta que se propusieron alcanzar al término del año.
Para el Seguimiento de Indicadores del primer trimestre del 2022, las Fichas, a través, de carpetas
electrónicas, fueron compartidas por el departamento de Planeación con cada área responsable
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utilizando la herramienta colaborativa en la nube OneDrive, esto para que los formatos estuvieran
disponibles en todo momento, de tal forma que cada responsable estableció y capturó en ellas las
acciones a realizar en el periodo.
Figura 5. Carpetas compartidas, vía OneDrive, a cada área responsable de indicador
Acorde a lo anterior, cada responsable tiene la posibilidad de realizar captura, consulta y carga de
información y evidencias, a través de carpetas compartidas y de manera oportuna dar continuidad al
seguimiento del avance en tiempo real.
Figura 6. Contenido de las carpetas compartidas, vía OneDrive, a cada área responsable de indicador.
Se creó un formato en Excel con información extraída de la Ficha Técnica de Indicadores como: el
área responsable, el número de identificación del indicador, el indicador, las acciones, las evidencias y
las fechas de vencimiento de las que, con este archivo electrónico, el área de Planeación identifica la
proximidad del vencimiento de las fechas compromiso para cumplir la acción planteada.
Para el formato mencionado con anterioridad, se consideró la aplicación de parámetros de
semaforización, los cuales conforme transcurren los días indica de manera automática, si la acción
vence en más de tres días, vence de uno a tres días, vence hoy o ya se encuentra vencida. Con dicho
formato, el área de Planeación estuvo en la posibilidad de hacer la identificación de las fechas de
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vencimiento de las acciones para notificar, a manera de recordatorio, la proximidad de la fecha de
vencimiento y que es necesario que carguen en la carpeta de OneDrive las evidencias que avalen el
avance.
Figura7. Formato de seguimiento a fechas de vencimiento de las acciones planteadas en la Ficha.
Por su parte el departamento de Planeación revisa de manera minuciosa, que la información y
documentación cargada en la nube sea la que avala el avance y si realmente lo hubo, esto para que la
información esté verificada antes de ser reportada a Dirección General.
Con la información obtenida trimestralmente, se pudo llevar a cabo el análisis oportuno de los datos
recopilados durante el seguimiento, para convertirlos en información útil de la que se extraigan
conclusiones y se prevean problemas, se identifiquen soluciones y se adopten prácticas que conlleven
a la toma de decisiones y al desarrollo de aprendizaje que impulse el desarrollo de la Institución.
De tal forma que se reconoce el vínculo de la Matriz de Indicadores de Resultados con la adopción de
la Ficha Técnica de Indicadores, ambos como instrumentos de planeación y seguimiento. Este
seguimiento facilitaría que las acciones sean cumplidas, reportadas y evidenciadas en tiempo.
Al finalizar este piloteo, se aplicó una encuesta a los 17 responsables de los indicadores, la cual tuvo
como objetivo reconocer el nivel de conocimiento que los responsables de los indicadores tenían sobre
el Programa de Trabajo Anual y la importancia de establecer acciones que impacten de manera
positiva el logro de la meta.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
La investigación muestra la factibilidad de usar las Fichas Técnicas de Indicadores. El contacto directo
con los jefes de área como responsables de los avances de los indicadores y las reuniones realizadas
permitieron acceder a la información de las acciones realizadas de una manera más directa lo que
permitió trazar la ruta que serviría para llegar a la meta establecida. Se impartió un curso taller que
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permitió recordar conceptos que ayudan a comprender la importancia de los indicadores y de alcanzar
las metas establecidas en el Programa de Trabajo Anual.
Se propuso un formato en archivo digital, con parámetros de semaforización que facilita el
seguimiento puntual al cumplimiento de las acciones establecidas; con este formato se tiene la
información de los indicadores de primera mano, con lo que se facilita tomar decisiones oportunas.
También se propusieron y realizaron adaptaciones al formato de la Ficha Técnica de Indicadores.
Se detectó que, para establecer y facilitar un sistema de seguimiento es necesaria la programación y
realización de reuniones de trabajo periódicas en las que se lleve a cabo la retroalimentación, la
actualización y los ajustes sobre el seguimiento llevado a cabo en las Fichas Técnicas, así como del
apropiado registro de acciones.
De igual manera, el monitoreo de la información plasmada en las Fichas y de las evidencias recibidas
es indispensable; tampoco se pueden dejar de lado el uso de los recursos humanos e informáticos para
organizar la información recibida y realizar un seguimiento efectivo. La elaboración de un plan de
seguimiento a través de las Fichas es una buena práctica, que permite la recopilación de los datos y la
elaboración de informes más eficientes y confiables. Esta propuesta también funciona para transmitir
información crítica al personal y a la alta dirección.
Los responsables de los indicadores en su mayoría son del área académica, los cuales no se encuentran
familiarizados con conceptos administrativos, por lo que es importante llevar a cabo capacitación
continua en planeación estratégica, dirigida a ellos y al personal administrativo sobre conceptos
relacionados el Programa de Trabajo Anual e indicadores.
Posterior a la realización de la prueba en el 2021, se plantearon nuevas sugerencias encaminadas a
continuar con la mejora del seguimiento de indicadores del Programa de Trabajo Anual, para su
aplicación en una etapa de implementación formal, las cuales se describen a continuación.
Se sugirió reforzar la capacitación dirigida a todos los involucrados, para aumentar la comprensión del
resumen narrativo de la matriz del Programa de Trabajo Anual, así como para visualizar la importancia
y necesidad de lograr un trabajo coordinado que conlleve al logro de las metas.
La nueva propuesta también incluyó contemplar la elaboración de un cronograma, esto, para que todas
las personas que colaboran en el cumplimiento de las acciones participen y se involucren de manera
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activa en la realización de las tareas o acciones establecidas. Es relevante hacer hincapié en reforzar y
promover los mecanismos de comunicación mediante el uso de herramientas colaborativas, lo que
permite el flujo continuo de información.
De igual forma es significativo mencionar que la retroalimentación constante entre el área encargada
de dar el seguimiento a las acciones y la que es responsable de llevarlas a cabo es indispensable en la
operación, en caso contrario no será posible hacer el seguimiento puntual, ni solucionar problemas, ni
clarificar metas, por lo que las reuniones periódicas serán la opción más valiosa.
Se logró identificar que con la información precisa y oportuna que brindan las Fichas Técnicas de
Indicadores, para cumplir con los objetivos y las metas planteadas, se evita recurrir a una planeación
reactiva; también, se observa necesario contemplar la elaboración de un procedimiento que comprenda
desde la realización del Programa de Trabajo Anual, pasando por el seguimiento de los indicadores,
hasta los resultados obtenidos al final del año. Es importante reforzar la cultura organizativa para que
se orienten los objetivos de cada una de las áreas y se desarrolle la capacidad de aprendizaje
organizativo, con lo cual se fomentaría el compromiso con la organización.
Consecutivamente se planteó que es indispensable llevar a cabo una reunión anual y de ser posible una
por semestre, entre la alta dirección y el área de Planeación quien concentra la información de los
seguimientos, y a través de informes de resultados revisar avances y, de acuerdo con los resultados,
replantear la planeación estratégica de la institución.
Las sugerencias anteriores fueron implementadas en el transcurso del año 2022 y del 2023, años en los
que éstas se han afinado con rumbo a la mejora continua en el 2024.
CONCLUSIONES
Este estudio confirma la importancia de la selección de métodos que favorecen la mejora continua en
la etapa del seguimiento dentro de la planificación, para no con resultados positivos al no recurrir a la
planeación reactiva, Se considera importante mencionar, que se comprobó la viabilidad de la propuesta
hasta que se llevó a cabo el Seguimiento de Indicadores por el periodo que comprende la vigencia del
Programa de Trabajo Anual, que como su nombre lo indica es de un año. En la Figura 8 se observan
datos históricos de los años 2020 al 2023, en donde el porcentaje de indicadores sin cumplir
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disminuyó cada año, aun cuando el número total de indicadores anuales de los años 2021, 2022 y 2023
aumentó con respecto al 2020.
Figura 8. Histórico de avance de indicadores en una escuela de nivel superior
En el año 2024 se ha dado continuidad a la implementación de la propuesta con resultados positivos,
tomando como hoja de ruta las acciones trimestrales planteadas en la Ficha Técnica de indicadores,
efecto que como en los años previos se verá reflejado al finalizar el Programa de Trabajo anual al
cumplir con la directriz planteada en el Programa de Desarrollo Institucional y contribuir a una
Rendición de Cuentas efectiva y transparente.
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